Ræstingarfyrirtæki brýtur niður tungumálaörðugleika með tíma- og verkstjórnun í snjallsímum

Suveren sparaði sér pappírsvinnu með innleiðingu snjallsímalausna. Með þessari aðgerð bötnuðu dagleg samskipti til muna hjá fyrirtækinu, sérstaklega við erlenda starfsmenn sína. Það leiddi til fleiri viðskiptavina – og meira svigrúms til ráðningu starfsmanna.

Peter Nielsen, framkvæmdastjóri Suveren, eyddi stórum hluta vinnuvikunnar í að leiðbeina starfsmönnum í síma og halda utan um vinnuseðla þeirra.

En í júní 2014 lauk þessum óþarfa samskiptum. Nýjar leiðir voru nauðsynlegar til að hagræða og láta reksturinn vaxa. Þess vegna fór Suveren í samstarf með Intempus.

“Við höfum náð mikilli yfirsýn og getum fylgst með starfi starfsmanna okkar frá degi til dags þannig að við getum lokað málum og reikningsfært samdægurs.
Peter Nielsen, framkvæmdastjóri Suveren

Spörum 20 vinnustundir á viku
Intempus varð fyrir valinu þar sem kerfið var sniðið að þörfum Suveren varðandi tímaskráningu og samþættingu við fjárhagskerfið.

“Það hefur verið mjög öflugt tól fyrir okkur. Ég held að ég ljúgi ekki einu sinni ef ég sagði að ég spara um 20 tíma á viku á skrifstofunni. Það er örugglega í kringum þann fjölda, “segir Peter Nielsen og bætir við

“Áður fyrr var pappírsvinnan eða éta upp tíma okkar og orku. Þú áttir oft á hættu að reikningsfæra viðskiptavini of lítið vegna þess að þú fékkst vinnuseðlana of seint.”

Með auknum tíma afgangs fylgdi mikill vöxtur. Á einu ári fór Suveren úr 15 í 43 starfsmenn og tekjur jukust verulega. Það gerði þörfina fyrir tímaskráningu enn augljósari.

Frá upphafi hafa starfsmenn Suveren verið frábærir notendur Intempus á hverjum degi. Á fyrstu 5 mánuðum ársins 2015 voru 5600 skráningar gerðar. Það er um 1120 á mánuði eða 52 á dag.

“Ég finn mikinn mun vegna þess að við skráum mun nákvæmara en áður og á réttum tíma. Við höfum fengið gríðarlega yfirsýn og getum fylgst með starfi starfsmanna okkar frá degi til dags þannig að við getum lokað verkum og reikningsfært samstundis,” segir Peter Nielsen.

Nákvæmari vinnulýsingar leiða til minni misskilnings
Sérstaklega erlendir starfsmenn hjá Suveren hafa notið góðs af þessu nýju fyrirkomulagi. Þrátt fyrir að allir fari í tungumálaskóla og læri stöðugt dönsku, hefur Intempus appið minnkað misskilning á milli skrifstofunnar og starfsmanna á ferðinni.

“Þegar ég bý til verk skrifa ég oft stuttar og nákvæmar athugasemd við verkið. Því næst sendi ég texta með verkefninu til starfsmanna, sem eru að vinna að verkinu, svo að þeir geti séð fyrir hvar þeir verða að vinna og við hvað. Það bjargar bæði þeim og mér mikið af óþarfa símtölum,” segir Peter Nielsen.